Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки
В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.
Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.
Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.
Представление сведений по форме СЗВ-ТД
В целях представления данных о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме работодатели, начиная с 2020 года, обязаны представлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. Форма и формат сведения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.
СЗВ-ТД представляется в случаях подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или его перехода на электронную книжку, а также проведения в отношении сотрудника какого-либо кадрового мероприятия (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.).
По общему правилу СЗВ-ТД предоставляется в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором в отношении сотрудника было проведено кадровое мероприятие или им было подано заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
Но при приеме на работу и увольнении сотрудников работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения (постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).
Что делать работодателю после получения заявления от работника?
После получения заявления от сотрудника о выборе метода составления его трудовой, работодателю необходимо с помощью формы СЗВ-ТД оповестить Пенсионный фонд.
С 2021 года время по сдаче отчетов переносится. О приеме или увольнении работника необходимо составлять отчет сразу после свершения данного факта. В случае кадровых мероприятий отчет подается до 15 числа следующего месяца.
После составления СЗВ-ТД необходимо выдать книжки тем, кто перешел на электронный вариант. Перед выдачей нужно составить запись о решении сотрудника по поводу перехода на электронный носитель. Важно разъяснить работнику, что отказ от традиционной книжки вовсе не означает, что можно её выбросить.
В электронном варианте будут числиться только та информация, что внесена с 2020 года. При дальнейшем трудоустройстве, гражданину необходимо показать как электронные сведения, так и на бумажном носителе. В данной ситуации меняется сам порядок действий: отпадает необходимость внесения записей о трудоустройстве и увольнении.
Так же необходимо продолжать вести бумажные трудовые для тех, кто от них не отказался. Правила ведения остаются прежними. Точно так же, как и на остальных сотрудников, будет составляться отчет СЗВ-ТД.
При увольнении сотрудника с электронной книжкой, организация обязана отдать информацию о рабочей деятельности (специальная форма СТД-Р). Допускается предоставление данных в электронном виде: либо по почте, либо распечатанную с поставленной печатью.
Сотрудник вправе узнать данные из электронной трудовой во время работы в организации. Работодателю необходимо выдать документы в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления. Информацию можно получить на бумажном носителе или в электронном виде.
Тем сотрудникам, что сохранили трудовую в бумажном виде, работодатель не обязан выдавать информацию из электронной книжки. Всю необходимую информацию работник сможет самостоятельно получить в ПФР, МФЦ или через сайт госусуги.
Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.
По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?
Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.
Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.
Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.
Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?
В процессе осуществления трудовой деятельности
Поскольку ответственность за сохранность трудовой книжки работника лежит на работодателе, ему не выгодно выдавать на руки работнику ее оригинал. Законодательством предусмотрен один случай, когда работнику выдается именно оригинал книжки — статья 62 ТК РФ определяет, что в целях обязательного пенсионного страхования (для обращения в Пенсионный фонд) работник может по письменному заявлению получить на руки оригинал.
В иных случаях работодателем, также по письменному заявлению работника, может быть предоставлена надлежащим образом заверенная копия трудовой книжки.
Копия или оригинал документа выдаются работодателем в течение 3 дней после получения заявления. Выдача трудовой книжки по истечении этого срока является нарушением закона.
На случай, если работнику все же выдан оригинал трудовой книжки, трудовое законодательства, защищая интересы работодателя, обязует работника вернуть трудовую книжку не позже чем через три дня после того, как Пенсионный фонд вернул ее самому работнику.
Нужно ли заверять заявление?
Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.
Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.
Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2021 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.
В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.
Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.
Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
Приобретение трудовой книжки
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.
Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.
Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.
Работодатель также должен:
- вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
- хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
- выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.
Производим первую запись в трудовой книжке
Работодатель в обязательном порядке оформляет работнику трудовую книжку, если ее не было ранее, в период, не превышающий пять рабочих дней.
Оформляют трудовую книжку и заполняют ее в присутствии владельца. Обязательно проверяют правильность написания всех данных сотрудника, ведь этот документ является единственным, который сможет в будущем подтвердить стаж работы человека. При оформлении пенсии или каких-либо льгот очень тщательно проверяются данные трудовой книжки и соответствие записей в ней. Если в ней будут неточности или ошибки, то этот факт может привести к различным проблемам для ее обладателя.
Не пренебрегайте возможностью лишний раз проверить те данные, которые вы указываете. Заполнение трудовой книжки первый раз обязывает вписать фамилию и имя сотрудника, его дату рождения, то есть полностью заполнить титульный лист. Эти данные списываются только с паспорта и никогда не на слух.
Если данный сотрудник не является полностью занятым на предприятии – это его работа по совместительству – трудовая книжка должна быть заведена на его основном месте работы. Записи о работе по совместительству могут вноситься или не вноситься в трудовую книжку – это будет полностью зависеть от пожеланий работника. Работодатель будет обязан по просьбе сотрудника внести запись о работе по совместительству. Отказать в этом он не в праве.
Сведения, которые обязательны к указанию в трудовой книжке:
- о личных данных человека,
- о том, какой вид работы будет выполняться им,
- о переводе или переквалификации,
- о причинах увольнения,
- о различных видах поощрений и награждениях.
Если до того, как поступить на работу, человек служил на военной службе или во внутренних органах, получал образование или посещал курсы повышения квалификации, тогда в трудовую книжку перед первой записью о приеме на работу можно указать и эти данные.
Ведение электронных трудовых книжек: обучение
Имеет смысл в начале 2020 г. провести обучение сотрудников, которые будут заниматься составлением отчета СЗВ-ТД и отправкой его в Пенсионный фонд. Не исключено, что территориальные отделения ПФР будут проводить бесплатные семинары. Так что следите за информацией на их сайтах и непосредственно на стендах в отделениях.
Также читайте:
- Закон об электронных книжках 2019
- Отчет по электронным трудовым книжкам
- Приказ о переходе на электронные трудовые книжки
- Электронная трудовая книжка: образец заполнения
- Электронные трудовые книжки — планы Пенсионного фонда
- Форма СЗВ-ТД
- Отчет СЗВ-ТД
Уважаемы страхователи!
С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход на электронные трудовые книжки предусматривает обязанность страхователей ежемесячно в срок не позднее 15-ого числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены кадровые мероприятия, представлять в территориальные органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД).
Предоставлять СЗВ-ТД в электронном виде можно с помощью той же системы электронного документооборота, с помощью которой вы сдаёте отчётность в ФНС и ПФР (далее — система), но необходимо зарегистрироваться вновом приёмном комплексе ПФР. Для регистрации в новом приемном комплексе ПФР необходимо направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР» (ЗПЭД). Сделать это можно в электронном виде через ту же систему. Для этого необходимо зайти в раздел отчетности в ПФР, где сформировать и отправить в ПФР «Заявление на подключение к электронному документообороту ПФР». Не позднее двух дней из ПФР придет уведомление о регистрации либо протокол ошибок.
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
Что необходимо знать нанимателям о переходе на электронные трудовые книжки
С 01.01.2020 г. была внедрена необходимость для нанимателей не позже 15-го числа следующего за отчетным месяца, в котором фиксируется какой-либо факт трудовой жизни сотрудника, подавать данную информацию в локальное отделение ПФ РФ для оформления электронной системы трудовых книжек. В частности, к фактам трудовой жизни относятся не только трудоустройство, перевод, увольнение и прочее, но также и подача субъектом заявления, в котором он раскрывает свое волеизъявление относительно получения с 2021 года электронной книжки или продолжения ведения бумажного варианта.
Подача информации в локальное отделение ПФ РФ будет осуществляться нанимателями в рамках уже существующего формата обмена сведениями. Однако уже с 2021 года факты трудовой жизни должны будут предоставляться в ПФ РФ не позже рабочего дня, следующего за датой публикации распорядительного документа, например, о приеме на должность нового кадра. При этом данная процедура будет происходить в электронном режиме.
На протяжении 2020 года наниматели должны осуществить следующий перечень мероприятий по переходу на новую систему:
- публикация или корректировка локальных нормативов, которые регламентируют нюансы перехода компании на электронную систему относительно ведения трудовых книжек. При изменении и публикации подобного правового акта в обязательном порядке должно учитываться мнение представителя профсоюза;
- переговоры с профсоюзом относительно публикации новой редакции коллективных соглашений в части внедрения электронных трудовых книжек;
- подготовка технической составляющей перехода на новую систему;
- уведомление об электронных трудовых книжках каждого отдельного сотрудника до 30.06.2020г.
Важно также подчеркнуть, за что наниматель несет ответственность в вопросе перевода компании на режим электронных трудовых книжек:
- за задержку выдачи бумажной трудовой книжки, либо за задержку предоставления информации о рабочей деятельности субъекта при его увольнении. Важно подчеркнуть, что ответственность наступает в случае, когда в проступке имеется вина нанимателя;
- за внесение некорректной или фальсифицированной информации о трудовой деятельности субъекта в отчеты, подаваемые в ПФ РФ для создания электронной базы;
- за неподачу в определенный срок информации о персонале компании в локальное отделение ПФ РФ.
На сегодняшний день законодательство не предусматривает унифицированной общеобязательной формы для составления заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате. Документ пишется работниками в свободной форме. Иногда на предприятия руководство своим локальным нормативным актом может закрепить разработанные шаблоны, бланки для обращений работников. Обычно их вывешивают на информационных стендах или оставляют в отделе кадров. Такое решение определённым образом упрощает процедуру взаимосвязи руководства с подчинёнными. Если готовых бланков не оказалось, заявление придётся написать самостоятельно на листе бумаги формата А4.
Допускается изложение текста от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном варианте на компьютере. Строго нежелательно допускать в документе какие-то исправления, ошибки, помарки.
Официальная бумага должна иметь деловой вид. В заявлении обязательно оставляется автограф заявителя с расшифровкой подписи. Именно по этой причине компьютерную версию в любом случае придётся распечатать для передачи на предприятие.
Объясняем, как правильно составить заявление
Составление заявления не должно вызвать особых затруднений у работников, тем не менее разберём весь процесс подробно. По своей структуре документ состоит из трёх структурных блоков: шапка, основная (просительная) часть и подпись заявителя. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Начать следует именно с шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пишем, кому и от кого подаётся заявление. В дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии и полное наименование организации-работодателя со ссылкой на организационно-правовую форму лица (ООО, ЗАО и т.д.). В этом же блоке отмечаем в родительном падеже ФИО заявителя и должность в компании согласно штатному расписанию. Проверяем правильность указанных сведений и переходим к следующему блоку.
Ниже по документу посредине листа со строчной буквы пишем слово «заявление». С нового абзаца начинаем формулировать свою просьбу. Необходимо попросить начать вести трудовую книжку в электронном виде, а физическую копию выдать на руки. Имеет смысл сослаться на законодательство, а именно на ст. 66.1 ТК РФ. Это необязательно, однако таким образом официальная бумага будет иметь более деловой вид.