Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить замещение отсутствующего сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Как оформить временное исполнение обязанностей
Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:
- предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
- заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.
Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:
- срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
- дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
- двустороннее соглашение – при переводе.
Временный перевод, перемещение
Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).
Исполнение трудовых функций отсутствующего работника подразумевает, конечно же, временный перевод. Как и постоянный перевод, временный перевод для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, осуществляется с согласия работника. При этом срок такого перевода составляет период до выхода замещаемого сотрудника на работу.
Перевод оформляется соглашением между работником и работодателем, в котором помимо срока и условий перевода могут устанавливаться и другие условия работы по замещаемой должности. При подписании соглашения работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией (при наличии различий в трудовых обязанностях) и другими локальными документами, имеющими отношение к замещаемой им должности (инструкцией по технике безопасности и т.п.).
Близкие между собой формы замещения отсутствующих сотрудников — совместительство, совмещение и временный перевод — имеют существенные отличия в режиме труда специалиста и порядке кадрового оформления. Приведем основные из них:
- Принципиальное отличие совмещения и совместительства состоит в последовательности исполнения замещающим сотрудником своих функций и функций отсутствующего работника. При внутреннем совместительстве должностные обязанности отсутствующего сотрудника выполняются по окончании основного рабочего дня трудящегося, при совмещении же и основные, и дополнительные трудовые функции осуществляются параллельно в течение одной рабочей смены. Кроме того, совместительство требует заключения еще одного трудового договора с сотрудником, тогда как совмещение оформляется при помощи доп. соглашения к уже существующему.
- Так же как и совмещение должностей, временный перевод сотрудника на другую должность оформляется при помощи составления доп. соглашения к трудовому договору. Однако в отличие от предыдущих вариантов замещения отсутствующего сотрудника в этом случае происходит освобождение, пусть и временное, от ранее занимаемой должности. Работник при этом исполняет только должностные обязанности находящегося в отлучке специалиста. Срок такого перевода не может быть более 1 года.
Во всех случаях замещения отсутствующего работника законодатель требует получения от сотрудника письменного согласия на подмену (исключения оставляют форс-мажоры на производстве и в стране). При оформлении внутреннего совместительства таким согласием является подписанный работником трудовой договор, в других же случаях трудящийся должен письменно (т. е. отдельным документом) выразить согласие на замещение.
Кто пишет и исполняет приказ
По общему правилу любой распорядительный документ пишется и издаётся от имени руководителя организации, однако его составлением занимается, как правило, другой человек. Директор в устной форме поручает эту задачу одному из своих подчинённых, обладающему общими навыками работы с официальными бумагами. На практике задание доверяют сотруднику кадровой службы или секретарю.
Под исполнением принято понимать воплощение положений документа в жизнь. Любые изменения в трудовых соглашениях всегда проходят через отдел кадров. Следовательно, кадровику придётся вносить изменения в текущую документацию фирмы, составлять и подписывать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору. Именно работник кадровой службы и будет исполнять приказ.
Замещение работника через совмещение нескольких профессий
Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.
При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.
Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.
Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.
Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.
Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:
- заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
- составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
- получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.
Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.
Замещение на время болезни, отпуска
В подобных случаях необходимо учитывать, что фактически должность не оказывается вакантной, болеющий, либо отсутствующий сотрудник продолжает находиться в штате компании. Но физически труженик отсутствует на рабочем месте и не выполняет возложенные на него функции в этот период.
Поэтому, для решения этой проблемы целесообразно оформить временный перевод сотрудника из другого подразделения, либо возложить обязанности отсутствующего сотрудника на другого работника из его подразделения. Как вариант, в должностных инструкциях сотрудников сразу прописывается замещение на период временного отсутствия. Так вы сможете избежать постоянного оформления приказов на временный перевод.
Помните, нанимать нового работника, даже на непродолжительный период, можно только на вакантную должность. Поэтому при болезни, либо отпуске этот вариант не подойдет.
В чём разница между ВРИО и замещением?
Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.
Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.
Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.
Как работать по совместительству?
Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.
Различают совместительство:
- внутреннее, выполняемое сотрудниками в пределах одной организации;
- внешнее, когда специалист работает на нескольких работодателей.
Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:
- в штатном расписании на совместителя устанавливается оклад, а в трудовом контракте обязательно указывается, как будет числиться сотрудник;
- длительность рабочего дня по совместительству при исполнении работником прочих должностных обязанностей ограничена 4 часами или ½ ставки. В нерабочие дни совместитель может работать полную смену;
- за месяц совместитель может отработать не больше половины нормы рабочего времени, установленной законодательством на этот период для конкретной категории профессии;
- оплачивается пропорционально отработке или по прочей технологии, установленной соглашением;
- совместителя включают в график отпусков по срокам, идентичным отпуску у основного работодателя;
- данная форма исполнения трудовых обязанностей регистрируется отдельным договором, табельным номером и строкой в документах учета кадров.
Совместительство выступает формой вторичной занятости и, если позволяет время, может осуществляться одновременно у нескольких работодателей или по нескольким должностям. Все вопросы совместительства регулируются статьями 60, 282-288 ТК РФ.
Временный перевод сотрудника
Особенности и порядок осуществления временного перевода указаны в статье 71 ТК РФ. При этом, в большинстве случаев, перевод включает в себя изменение трудовых функций конкретного работника. Если говорить о переводе на время отсутствия основного сотрудника, можно сказать, что новому служащему вменяются его обязанности в официальном порядке.
В соответствии с установленными правилами перевод может быть осуществлен:
- На срок до одного календарного месяца. В некоторых случаях оформление такого перевода может быть осуществлено даже при отсутствии согласия самого сотрудника. Однако это будет законно только в экстренных ситуациях, например, при необходимости устранения производственной аварии либо при иных важнейших факторах и обстоятельствах.
Еще одним важным нюансом будет являться тот факт, что оформление временного перевода станет возможным лишь в том случае, если текущая квалификация сотрудника позволяет ему принять на себя дополнительные функции временно отсутствующего работника. Например, юрист не сможет взять на себя обязанностей бухгалтера и т.д. За соблюдением данных правил всегда должен следить работодатель, так как при наличии определенных нарушений все последующие претензии от уполномоченных организаций будут предъявляться именно ему. - На срок более одного месяца. Следует отметить, что конкретная дата окончания действия временного перевода может быть вообще не указана во всех основных документах. Например, там допускается указание стандартной формулировки – «до момента выхода основного сотрудника». В большинстве случаев, для оформления временного перевода на срок от одного месяца и более работодателю необходимо будет получить официальное согласие от своего подчиненного. Исключением будут являться лишь ситуации, при которых перевод не приводит ни к каким, даже к самым мельчайшим изменениям условий существующего трудового договора. В таком случае, работодатель вправе оформить приказ, а также иные требуемые документы, без получения предварительного согласия от своего подчиненного.
Особенности оплаты временного замещения основного сотрудника
Многих работников, которые намерены принять на себя дополнительные обязанности отсутствующего сотрудника, волнуют справедливые вопросы о том, каким именно образом будет рассчитана надбавка к их основной заработной плате. Сразу следует пояснить, что современные нормы трудового законодательства никак не регулируют данный вопрос. Следовательно, установление порядка оплаты целиком и полностью возлагается на руководителей.
В большинстве случаев начальник основывается на размере регулярного заработка временно отсутствующего сотрудника. Именно эта сумма и прибавляется к сумме доходов работника, который его заменяет.
Однако при необходимости работодателем может быть разработана и иная схема предоставления компенсации. Главное, чтобы этот важный вопрос был оговорен между сторонами трудовых правоотношений заранее, во избежание дальнейших споров и взаимных претензий. В том случае, если сотрудник предварительно согласился с совмещением в устной форме, однако потом увидел сумму надбавки и передумал – он вправе дать работодателю отказ.
Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы, образовавшееся по причине производственной необходимости, фиксируется кадровым инспектором приказом по предприятию. Трудовое законодательство не предусматривает границ сроков выполнения временной дополнительной работы.
К тому же сотрудник, исполняющий обязанности другого, параллельно исполняет свои, иными словами, не освобождается от основной деятельности. Сущность такой кадровой операции напоминает процедуру совмещения должностей.
Создание приказа должно сопровождаться внесением сведений:
- должность, к которой привлекается кадр;
- ФИО отсутствующего сотрудника;
- размер доплаты.
Ограничения для временного перевода работника
Как было сказано выше, для оформления перевода могут быть определенные ограничения. Поэтому сначала проверьте все имеющиеся основания, а только потом оформляйте перевод.
Рассмотрим некоторые ограничения. Так, например, нельзя делать перевод:
- если у совместителя и у замещаемого сотрудника работа связана с вредными или опасными условиями труда;
- для несовершеннолетнего работника, если при переводе предусмотрен вахтовый метод работы;
- для женщин, когда замещаемая работа связана с подъемом грузов вручную, норма которых превышает допустимые для женского труда.
Если ограничений для подготовки временного перевода не нашли, можно приступать к оформлению допсоглашения. Об этом далее.
Совмещение должностей – что это такое
Совмещение представляет собой увеличение объема трудовых обязанностей конкретного субъекта на размер таких же обязанностей другой должности. Фактически, совмещение вакансий представляет собой приобретение дополнительной нагрузки без отрыва от основной рабочей деятельности. За подобный труд субъекту также предполагается дополнительное вознаграждение. В то же время, замещение должности – это полное освобождение от привычных обязанностей субъекта на время работы по другому профилю.
Также необходимо понимать разницу между совмещением должностей и профессий. Совмещение должностей представляет собой исполнение обязанностей в сфере руководства, особой работы высокопрофессиональных специалистов, а также служащих. Совмещением профессий, в свою очередь, является исполнение трудовых обязанностей в сфере рабочей направленности.
Так, если управленец решает привлечь сотрудника к дополнительным работам без его отрыва от основной деятельности, ему необходимо:
Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска
Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск, подобное временное замещение не составляет для компании проблем. Однако если женщина оформляет отпуск по БиР, то подобный период может затянуться на 1,5 или даже 3 года с правомерным сохранением должности за конкретной сотрудницей.
Поэтому, как показывает практика, на подобные периоды наиболее часто нанимается сторонний человек для работы по временному контракту. Однако не менее распространенные варианты совместительства, когда штатный сотрудник берет дополнительную нагрузку на время отсутствия коллеги.
Также в соответствующей части приказа прописывается основание для замещения или совмещения вакансий, которым выступает документ о назначении отпуска сотруднику.
В обстоятельствах, когда в отпуск уходит начальник компании, он может распределить свои обязанностей между двумя и более подчиненными, оформив для этого соответствующее распоряжение. Наиболее часто обязанности управленца распределяются между его непосредственными заместителями и главным бухгалтером.
ВРИО по Трудовому кодексу РФ
Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.
Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.
Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.