Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем требуется апостиль и особенности его проставления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.
Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.
Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.
Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.
Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).
Единого места, где можно было бы поставить штамп, нет. Обращаться нужно в ведомство, которое выдавало документ. Вот где ставят апостили на самые распространённые документы.
На свидетельства о рождении, смерти, заключении брака, разводе
В загсе. Причём в отношении них буквально работает правило «где свидетельство получали, туда и идите». Впрочем, ехать в регион, где вам выдали бумагу, необязательно. Можно просто «потерять» старое свидетельство и обратиться за выдачей нового по месту пребывания. А потом уже его отдать на апостиль. С загсом может быть удобнее иметь дело не напрямую, а через МФЦ.
На документы об образовании
Этим занимается орган, отвечающий за образование. Так, в Москве это департамент образования и науки, в Петербурге — комитет по науке и высшей школе. При этом уточните: иногда заявление ведомство готово принять онлайн. Специалисты рассмотрят его, потом уже нужно будет отнести диплом, а после забрать его со штампом.
На справку о несудимости
Этим занимаются органы МВД. Обратиться в них можно лично или через МФЦ. Также справку уже с апостилем можно заказать через «Госуслуги» и потом забрать её бумажную версию.
На остальные документы
Принцип в целом ясен: какое ведомство выдало документ, то его и апостилирует. Если речь идёт о других бумагах — например, о нотариально заверенном переводе, то обращаться нужно в территориальный орган Минюста.
Каким документам нужен апостиль
Эксперты привели в пример документы, которым может потребоваться апостиль:
- справки о наличии\отсутствии судимости;
- справки о наличии\отсутствии уголовного преследования;
- архивные документы министерства или органов внутренних дел;
- архивные документы о военной службе;
- документы от органов прокуратуры, которые направляются в иностранные государства в рамках международных договоров;
- справки и другие документы из архивов;
- документы — подтверждения фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и так далее);
- документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях.
Что делать, если в стране не действует апостиль
Если собираешься переезжать в страну, которая не входит в Гаагскую конвенцию, тогда процедура легализации документов на территории выбранного государства будет дольше. Рассмотрим на примере Арабских Эмиратов. Эмигранту из России, чтобы заверить необходимые справки и дипломы, нужно:
- пойти к нотариусу и заверить у него конкретный документ РФ;
- перевести документ на арабский язык;
- снова обратиться к нотариусу, чтобы заверить подпись переводчика;
- удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ;
- подтвердить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.
Следует рассмотреть причины, по которым возможен отказ в проставлении апостиля.
Одной из них может быть непригодность документа, поэтому выделим критерии оценки бумаг:
- Бланк должен быть целым и не ламинированным.
- Подпись — четкая.
- Без помарок и исправлений.
- Все буквы хорошо читаемые.
- Содержит все необходимые реквизиты.
- Ничего не должно нарушать текст документа.
Возможны следующие причины отказа:
- Нет возможности подтвердить документ.
- Нет связи с выдавшим документ нотариусом.
- Организация, которая выдала документ, не отвечает на запрос Министерства.
- Ответ на запрос пришел не в установленные сроки, с опозданием.
- Документы подготовлены или составлены неверно.
Для того чтобы таких проблем не было, лучше всего самостоятельно обращаться в учреждения. Обратитесь в Министерство за выяснением результата для того, чтобы подавать заявку еще раз.
ЗАГС может отказать в проставлении апостиля на документах, выданных в СССР. Нужно произвести обмен документов старого образца на новые.
Органы власти принимают документы, составленные исключительно на государственном языке, таким образом для применения иностранных документов в стране назначения, заверенных апостилем и составленных на иностранном языке, необходимо выполнить их перевод квалифицированным переводчиком и нотариальное заверение перевода. У нас вы можете заказать нотариальный перевод документов со всех основных языков.
Мы работаем в ряде европейских стран с квалифицированными переводчиками и предлагаем вам нотариально заверенные переводы различных документов: контрактов, выписок из коммерческих реестров, судебных решений, сертификатов.
При необходимости мы можем подготовить нотариально заверенный перевод для использования в более чем 100 странах мира.
Если необходимо предоставить документ, выданный одной страной, на территории другого государства, он обязательно должен пройти процедуру легализации. Апостиль — самый удобный формат.
Если между странами нет договоренности, потребуется консульская легализация документа. Это сложный, многоступенчатый и длительный процесс.
Например, в ОАЭ не действует апостиль. Если россиянину необходимо заверить доверенность, которая будет действовать в этой стране, процесс займет не менее трех недель.
- Нужно заверить доверенность у нотариуса в РФ.
- Перевести ее на арабский язык.
- Нотариально заверить подпись переводчика.
- Удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ.
- Заверить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.
От чего зависит: оригинал или копия?
Во-первых, есть список документов, которые можно апостилировать только в копии (см. следующий пункт). Если же документ допустимо апостилировать и в подлиннике, и в копии, то надо исходить из требований той организации, куда вы будете сдавать документы. В разных странах и даже в разных организациях одной и той же страны могут действовать разные правила. Где-то они строгие (нужно предоставлять только подлинники с апостилем), где-то более лояльные — подойдут и копии. Актуальные требования надо уточнять самостоятельно. Нежелательно искать такую информацию где-то на форумах в Интернете — условия могли измениться.
Если правила нестрогие и допускается ставить апостиль и на оригинале, и на нотариальной копии, можно сделать выбор исходя из плюсов каждого способа (см. ниже).
Апостилирование оригиналов
Перед посещением любого государства определяется необходимость апостилирования оригиналов или копий. При выборе учитываются требования выбранной страны, а также организации, куда будет передаваться бумага. Иногда принимаются только оригиналы, но часто достаточно воспользоваться копией.
Справка! Документация, в которой не должны присутствовать какие-либо пометки, например, водительское удостоверение или паспорт, апостилируется исключительно в копиях, заверяемых предварительно нотариусом.
Иногда необходимо двойное апостилирование, поэтому первоначально апостиль ставится на оригинале, а после на нотариально заверенном переводе.
Какие страны признают на своей территории легализацию документов при помощи апостиля?
К настоящему времени насчитывается порядка 135 стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года. Среди них такие ожидаемые государства, как Франция, США, Великобритания, Германия, Нидерланды, а также достаточно экзотические страны типа Лесото, Гренады и Вануату.
К Гаагской конвенции по вопросам упрощенного порядка легализации на своих территориях документов других государств присоединились также все страны, входящие ранее в Советский Союз, кроме Туркменистана.
Таким образом, 135 стран и территорий — участниц Гаагской конвенции 1961 года взаимно признают на своих землях установление законности документов, выданных в другом государстве, при помощи апостиля.
Нужно добавить, что с рядом государств у России заключены договоры о взаимном признании госдокументов друг друга. Это означает, что в рамках подписанных договоров страны признают действующими на своей территории документы из другого государства без каких-либо дополнительных оформлений, в том числе путем проставления апостиля. К таким странам относится большинство стран — выходцев из СССР, а также Болгария, Израиль, Румыния, Хорватия, Чехия и другие. Всего 37 стран.
Как должен выглядеть апостиль?
Проставляют апостиль в нескольких разновидностях – в виде штампа, специальной печати, рельефного оттиска с голограммой или цветовыми вкраплениями из микрочастиц. Кроме того, апостиль образец должен иметь заголовок на французском языке – APOSTILLE, в нем прописывается:
- наименование города;
- название страны;
- указывается название компании или организации, которая заверяла подлинность документа;
- подпись и расшифровка ответственного лица;
- номер по реестру учета;
- дату поверки, с печатью организации.
Если он выполнен в виде заготовленного штампа, то ответственным лицом вносятся необходимые дополнительные данные, а полностью текстовая часть заверяется гербовой печатью лицензированного офиса организатора поверки.
Общепризнанными размерами являются параметры штампа со сторонами 9 см, его проставляют на любом свободном от текста месте либо с оборотной стороны документа.
Также он может находиться как на титульном листе документа, так и быть его заверенной частью, но если какие-то детали читаются или распознаются неверно, то это может привести к сомнению, и отказу признавать его на территории других стран. Но большинством государств он признается безоговорочно, даже теми, кто не входит в Конвенцию.
Штамп может быть проставлен только на той документации, которая исходит исключительно от государственных органов России, и последующее консульская легализация уже не требуется. К официальной российской документации можно отнести:
- Относящиеся к органам государственной власти – прокурорские постановления, решения судов, постановления органов исполнительных властей.
- Любая административно-правовая документация.
- Заверенные нотариальные документы – доверенности, завещания, распоряжения о дарении.
- Штампы органов гражданского состояния – регистрационные данные, сведения о полученных визах на день запроса, подтверждение подлинности подписи, если этого ранее не сделано нотариусом.
Но некоторые виды документации не могут иметь законное подтверждение апостилем, если:
- Они относятся к дипломатическим или консульским актам.
- Распоряжения от таможенных служб о незаконности коммерческих операций.
- Если установленная форма со стороной 9 см нарушена.
Апостиль на подлинник или на копию документа?
Допустимо поставить апостиль как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию. Выбор зависит от строгости требований зарубежной организации, где вы будете предъявлять документ.
Апостилировать копию проще, чем подлинник. На нотариальную копию любого документа апостиль проставляет Министерство юстиции. А вот апостилированием оригиналов документов занимаются различные государственные органы — об этом мы расскажем ниже.
Также поставить апостиль на копию можно в любом регионе РФ, но апостилировать оригинал возможно только в том регионе, где он был выдан, даже если вы там больше не живёте.
Апостиль действует всё то время, что действителен документ. Поэтому поставив апостиль однажды на оригинал документа, вы можете в дальнейшем использовать его во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию.
|
Апостиль на подлинник документа |
Апостиль на заверенную копию документа |
|---|---|
|
Подтверждает, что документ выдан тем органом, который указан на документе, и что на нём стоит подлинная подпись |
Подтверждает, что перевод выполнен квалифицированным переводчиком и заверен у нотариуса |
|
Принимают во всех организациях стран-участниц Гаагской конвенции |
Принимают не везде, зависит от строгости требований организации |
|
Апостиль на разные документы делается в различных госорганах РФ |
Все копии заверяет Минюст РФ |
|
Можно поставить только в том субъекте РФ, где был выдан документ |
Можно поставить в любом регионе РФ |
- документ, выполненный нотариусами разных регионов: например, доверенность заверена нотариусом города Москвы, а нотариальная копия удостоверена нотариусом Московской области;
- документы, исходящие от иностранного юридического лица, если оно не состоит на учете в налоговом органе РФ;
- документы, подписанные неуполномоченными должностными лицами, например справка об отсутствии судимости подписана каким-нибудь капитаном полиции, а должна быть подписана Начальником или зам. начальника ЗИЦ или ФКУ ГИАЦ МВД России;
- подлинники паспортов;
- подлинники профсоюзных билетов;
- подлинники трудовых книжек;
- подлинники военных билетов;
- подлинники удостоверений личности;
- подлинники пенсионных книжек;
- подлинники водительских прав;
- подлинники документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям;
- копии документов, где буквы и печати неразборчивы или имеются исправления;
- медицинские справки с треугольными печатями;
- документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (доверенности и накладные на перемещение товаров через границу, договоры о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов по ним и т.п.);
- документы дипломатических и консульских учреждений;
Каким документам нужен апостиль
Эксперты привели в пример документы, которым может потребоваться апостиль:
- справки о наличии\отсутствии судимости;
- справки о наличии\отсутствии уголовного преследования;
- архивные документы министерства или органов внутренних дел;
- архивные документы о военной службе;
- документы от органов прокуратуры, которые направляются в иностранные государства в рамках международных договоров;
- справки и другие документы из архивов;
- документы — подтверждения фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и так далее);
- документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях.
Апостиль точно не поставят на документах, где нет печатей, например, на письменном договоре между физическими лицами. А также на коммерческих и секретных документах.
Когда в апостиле могут отказать
Согласно приказу Минюста, отказать в апостилировании документов могут на двух этапах, рассказал «Секрету» член Ассоциации юристов России Тимур Эшпулатов. Сначала такое решение могут вынести на этапе приёма документов.
И вот по каким причинам:
- документ должны предоставить в органы государства, которое не присоединилось к Конвенции;
- автором документа выступает орган, должностное лицо, нотариус или юридическое лицо иностранного государства;
- документ пришёл из органа, который сам может проставить апостиль;
- на документе нет подписи или оттиска печати или штампа;
- человек, подписавший документ, не согласовал исправления в тексте;
- подписи или оттиски на документе неотчётливые и не поддающиеся сравнению с образцами;
- листы документа не прошиты, не пронумерованы или не скреплены оттиском печати или штампа;
- документ заламинирован.
Апостилирование и консульская легализация документов
Принятие Конвенции 1961 г. существенным образом упростило использование официальных документов, совершенных в одном государстве, на территории другого государства — участника этой Конвенции.
Если страна, в которой выдан документ, и страна, в которую планируется его предоставить, являются участниками Гаагской конвенции, то вы можете апостилировать документ.
В соответствии со ст. 4 Гаагской конвенции апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. Однако он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.
Каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, сроки, размеры пошлины и порядок обращения для апостилирования.
Если страна, в которую вы планируете предоставить российский документ, или страна, в которой выдан иностранный документ, который требуется для использования на территории РФ, не является участником Гаагской конвенции, то такой документ должен получить консульскую легализацию.
Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов.
Апостиль на конкретный документ ставят в выдавшем его органе власти или в вышестоящем ведомстве. Большинство апостилей можно получить в МФЦ в том субъекте, где получен документ. Это быстро и доступно — стандартно 5 рабочих дней, но если придется уточнять информацию, то срок увеличивается до месяца.
Министерство юстиции принимает бумаги на апостилирование документов, которые выданы госорганами федерального уровня, а также их нотариально заверенных копий и переводов. Документы воинского учета и службы апостилирует Министерство обороны, а документы об образовании — Рособрнадзор.
Апостиль на школьные аттестаты, дипломы колледжей и училищ можно получить в Департаменте образования Москвы, причем независимо от того, в каком регионе получен документ. Для местных документов срок тот же — 5 рабочих дней, а если придется отправлять запросы в другие регионы, то штамп нужно ждать дольше, но не больше 45 дней.
Справки о несудимости апостилируют в Информационном центре МВД, так как именно это ведомство формирует этот документ. Центры есть в большинстве крупных городов и в каждом областном центре.
За оформление апостиля взимается госпошлина — 2,5 тыс. рублей. Это сумма за один документ или его копию. Это значит, что если нужно апостилировать, например, свидетельство о рождении и его нотариально заверенную копию, то придется заплатить уже 5 тыс. рублей.