Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новшества в правилах ведения кассовых операций в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Ограничение наличных расчетов
Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.
Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.
Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.
Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:
Что сделать, чтобы получать зарплату из кассы
Работодатель не вправе обязать работника получать расчет безналичным путем.
Чтобы получить зарплату наличными в 2023 году работник представляет работодателю письменное заявление, оформленное в произвольной форме, в котором изъявляет желание о способе получения денег. Срок подачи такого заявления не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты денежных средств. Что написать в заявлении:
- на чье имя пишем (директор, его ФИО);
- от кого (должность работника, ФИО);
- ссылка на ст. 136 ТК РФ;
- ссылка на трудовой договор или иной локальный акт компании, которым предусмотрен порядок расчетов;
- срок, с которого предусмотрен иной порядок расчетов;
- дата, подпись, ФИО.
Является ли квитанция к ПКО бланком строгой отчетности
Несмотря на то, что внедрение онлайн-касс идет очень активно, некоторые хозяйствующие субъекты все еще имеют право их не использовать. Например, индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению. Вместо чека ККТ эти лица при получении денег от покупателя или заказчика обязаны выдать бланк строгой отчетности (БСО).
Нередко возникает вопрос: можно ли в качестве БСО использовать квитанцию к приходному кассовому ордеру? Ответ на этот вопрос отрицательный. Связано это с тем, что унифицированная форма приходного кассового документа не отвечает требованиям, предъявляемым к БСО. БСО, как правило, изготавливаются типографским методом, хотя их оформление с помощью автоматизированных систем допускается. Но ПКО не содержит некоторые обязательные для БСО реквизиты, перечисленные в п. 3 положения о наличных расчетах (постановление правительства от 06.05.2008 № 359). Например, в рассматриваемой унифицированной форме отсутствует шестизначный номер и серия.
Приходный кассовый ордер: бланк типовой формы для документооборота
В числе прочих документов бухгалтерской отчетности, постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года утверждена и типовая форма кассового ордера, по которому осуществляется прием наличной денежной массы в кассу хозяйствующего субъекта, получившего маркировку по унифицированному стандарту – КО-1.
Приходник (КО-1) имеет двухмодульный формат:
- приходный ордер, после заполнения регистрируется в Журнале кассовых операций и подшивается (по принципу возрастания) в папку дебетуемого лицевого счета;
- квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется и подписывается уполномоченным лицом одновременно с ордером, и заверяется печатью.
Как заполнять приходный кассовый ордер?
Внесение данных в ПКО производится по строго установленной форме.
На приходный кассовый ордер, образец заполнения которого утвержден Госкомстатом, следует опираться при ведении, оформлении и учете приходных кассовых операций, что позволит избежать множества нежелательных ошибок.
В бланк приходно-кассового ордера в 2017 году вносится ряд обязательных данных по кассовой операции:
- номер (по Журналу регистрации кассовых документов, форма КО-3) и дата составления ордера в формате «дд.мм.гггг» на текущее число;
- в графе «Дебет» отражается номер счета, по которому будут приходоваться внесенные в кассу предприятия деньги (в основном это сч.50 «Касса»);
- в графе «Кредит» необходимо указать номер счета (при необходимости – и субсчета), по кредиту которого будут отражаться поступившие в кассу денежные средства (это могут быть сч.сч. 90.1, 51, 71, 73,75);
- информация о лице, вносящем наличные деньги;
- сумма средств, принимаемых через кассу, и назначение платежа;
- в строках «В том числе» указывается наличие/отсутствие НДС (если оно есть – сумма указывается в численном выражении с использованием денежного выражения «руб.» и «коп.», а в строке «Приложение» – дополнительные документы (если таковые имеются).
Условия снятия валюты со счетов граждан РФ в 2023 году
Ограничения распространяются не только на наличные деньги. В марте 2022 года сотни тысяч россиян не могли снять деньги со своих счетов.
Центральный банк России разъясняет порядок их изъятия:
- За границу переводом можно отправить не более 5 000 долларов США или другую валюту в этом эквиваленте по курсу на момент совершения финансовой операции. Это лимит на месяц.
- Долговые обязательства в иностранной валюте перед нерезидентами Российской Федерации могут быть выполнены без ограничений.
- Переводы на банковский счет за рубежом возможны на сумму до 150 000 долларов США в месяц. Невозможно будет проводить операции в банках, не подпадающих под санкции. Среди них Сбер, Альфа, Открытие, ВТБ, Промсвязьбанк и другие.
- Лимит на снятие наличной валюты составляет 10 000 долларов США. Его можно получить в отделении банка или в банкомате, если банк предоставляет такой вид оплаты. Вы также можете снять наличные за одну операцию. Если у вас есть счет в нескольких банках, счета не суммируются. Если у вас есть один из них, вы можете получить до 10 000 долларов США от всех.
- Вы не можете использовать деньги, которые храните в сейфе. Вы можете распоряжаться им как угодно.
- В настоящее время после 9.03.2022 вы не можете снимать наличные в иностранной валюте. Вы можете обменять их на рубли только по курсу, действующему на момент покупки. По истечении этого времени вы можете без проблем снять их со своего счета.
В каких странах россияне могут открыть валютные счета
После того как сумма снятия валюты была ограничена 10000 долларов США и многим банкам было запрещено проводить международные операции, интерес к валютным счетам возрос. С технической точки зрения идея кажется привлекательной. Однако во многих странах открыть банковский счет могут только резиденты или обладатели виз на проживание и работу. И только в нескольких финансовых учреждениях можно открыть счет удаленно.
Для платежей и поступлений может потребоваться валютный счет:
- фрилансеры;
- благотворительность;
- студенты;
- бизнесмены.
Страны, которые охотно открывают валютные счета для россиян, включают в себя:
| Страна | Какие банки предоставляют | Кто и на каких условиях |
| Беларусь | Приорбанк, Беларусбанк, Белгазпромбанк, МТБанк, Сбербанк | Только офлайн, частные лица, по паспорту. Может взиматься гарантийный взнос. Доступны Visa, Mastercard. |
| Казахстан | Форте Банк, Каспи Банк | Физическим лицам необходим местный ИНН, есть международные карты, платное обслуживание счета. Возможность открытия онлайн в нескольких банках. |
| Кипр | Ecommbx | Мультивалютные счета только для компаний, также рублевые счета |
| Болгария | ЮниКредит Булбанк | Доступно для нерезидентов, может выдать карту Mastercard, открыто онлайн |
| Мальта | Карта «Черная кошка | Для физических и юридических лиц счет, привязанный к криптовалютному кошельку, можно открыть онлайн |
| Швейцария | CIM Banque | Частные лица и компании, с депозитом от USD 5,000, требуется местный налоговый номер, паспорт, справка о месте жительства. |
Общие правила заполнения Приходного ордера
При заполнении Приходного ордера необходимо учесть следующее.
- В документе должны быть заполнены все графы.
- При отсутствии данных в графе ставится прочерк
- Код единицы измерения заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения.
- Если в организации данные вид МПЗ учитывает в единицах измерения, отличных от указанных в документах поставщика, количество указывается в двух единицах измерения. Сначала – в тех единицах, что указал поставщик, затем в тех, что установлены в организации. Если в организации разработана и утверждена система перевода из одних единиц в другие, то может быть указано количество в единицах измерения, принятых в организации и дана ссылка на соответствующий локальный нормативный акт.
- При указании в документах поставщика более мелкой/крупной единицы измерения, материалы принимаются в единицы измерения, принятой в организации.
- При приеме МПЗ, содержащих драгоценные металлы, заполняется графа «Номер паспорта”, в остальных случаях в данной графе ставится прочерк.
Кто может подписать документ
Заверение ордера подписью уполномоченного лица – обязательное требование. Причем ставится подпись материально ответственного сотрудника, который имеет право принимать товар. Если такое лицо отсутствует, полномочия передаются другому сотруднику. В случае длительного отсутствия (командировка, отпуск и т.п.) может составляться доверенность на совершение подобных действий.
Документ считается окончательно принятым после того, как поставлена подпись. Соответственно, после этого нельзя вносить в него никаких исправлений. А на момент подписания все пустые графы должны быть перечеркнуты. Даже небольшие поправки приведут к тому, что ордер станет недействительным, поэтому придется составлять новый.
После этого операция отражается в документах бухгалтерского учета, а сам документ отправляется в архив и предоставляется только по требованию проверяющих лиц.
Штрафные санкции за отсутствие ПКО
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).