Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист-2023. Готовимся к электронному формату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Срок действия путевого листа
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Когда нужен путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2022 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
- О владельце ТС:
- правовая форма юридического лица;
- наименование компании;
- ОГРН, местонахождение и телефоны.
- Об автомобиле:
- тип ТС (легковой) и модель;
- реквизиты номерного знака;
- показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
- дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
- дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
- О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
- ФИО;
- данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
- один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
- срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
-
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
-
Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
-
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2022 года можно здесь.
Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе
О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):
• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.
Какие есть виды путевых листов для грузового транспорта?
Законом не установлена обязательная для применения форма ПЛ. Согласно статье 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, организации должны самостоятельно разработать для себя форму ПЛ.
Многие компании берут за основу унифицированные формы заполнения ПЛ. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 утверждены два вида унифицированных путевых листов:
- по форме № 4-С (сдельная);
- по форме № 4-П (повременная).
Путевой лист на несколько водителей
С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».
Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.
Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:
- в путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
- в путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.
Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:
- командировка;
- работа по графику;
- работа в выходные или праздничные дни;
- колонна;
- бригада;
- и т.п.
Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, и Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения путевого листа грузового автомобиля.
Обязательные реквизиты
Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2021 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 Приказа Минтранса № 368. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.
К таковым относится:
- Наименование и номер документа.
- Срок действия путевки.
- Информация об автомобиле.
- Информация о водителе.
- Информация о владельце машины.
- Сведения о перевозке.
Если ИП одновременно является и водителем автомобиля, он оформляет документ, указывая себя в качестве собственника и водителя. Ниже путевого листа ИП (примерная форма) могут все посетители нашего сайта.
Похожие записи: