Кто может подписать счет-фактуру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто может подписать счет-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

Когда счёт-фактура не нужен

Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:

• сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
• обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
• юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

• В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.

Не та расшифровка подписи

Руководитель и главный бухгалтер могут передать право подписи счетов-фактур другим лицам, например, заместителю руководителя (за руководителя), рядовому бухгалтеру (за главбуха). Либо одному лицу, которое может расписываться и за директора, и за главного бухгалтера. Кстати, последнее вполне законно и чиновники это подтверждают, что видно, например, из письма Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Свои подписи уполномоченные лица ставят в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)». И часто в качестве расшифровки подписи в счетах-фактурах оставляют фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Казалось бы, мелочь, но даже это может привести к отказу налоговой инспекции в вычете налога по таким счетам-фактурам.

Поэтому если из полученного счета-фактуры прослеживается, что расшифровка подписи явно не соответствует самой подписи, то это должно стать поводом для беспокойства. А если поставщик не соглашается привести свой документооборот в соответствие, то можно предложить ему проставлять необходимую расшифровку рядом с расшифровкой подписи гендира и главбуха. По крайней мере, чиновники не видят в этом никакого нарушения (письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).

Кстати, если в расшифровке подписи фамилия подписавшего лица будет искажена незначительно (например, вместо «Германцева И.А.» указана «Германуева И.А.»), это не должно стать поводом для отказа в вычете (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А52-1812/2012 от 12 ноября 2012 г.). А если и станет, то у компании есть все шансы оспорить действия налоговиков в суде.

Порядок заполнения счета-фактуры, в том числе сводного и нулевого

Для учёта в налоговом органе счёт-фактура должен содержать подобного рода информацию:

• Порядковый номер и дату составления.
• Наименование продавца (поставщика), его адрес и идентификационные номера.
• Наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.
• Наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.
• Название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.
• Количество проданных товаров или объём оказанных услуг.
• Валюту документа, которая используется при переводе денежных средств.
• Цену за единицу товара или услуги без учёта налога.
• Полную стоимость продаваемых товаров, оказанных услуг.
• Налоговую ставку.
• Сумму налога.
• Полную стоимость товаров, оказанных услуг с учётом суммы налога.
• Страну происхождения товара и номер таможенной декларации (только для импортных товаров).

Заполнить счет-фактуру может каждый бухгалтер, но чтобы сделать это грамотно, потребуются определённые знания.

Кто обязан выставлять счет-фактуру

Счет-фактура должна быть выставлена, в обязательном порядке, если поставщик или клиент являются:

• Налогоплательщиками.
• Деятельность организации ведется от имени собственника, который работает по НДС.
• Являются участниками товарищества доверительного управления, концессии и т. д.
• Импорт товара или через границу (выплата налогового платежа).

Все остальные прецеденты являются необязательными для оформления такого рода документов, но рекомендуемыми.

Подобные документы обязательны для оформления следующими юридическими лицами:

• Все, кто подлежат уплате налогов.
• Платят налоги по сумме аванса (частичного или полного).
• Те, кто предоставляют товары и услуги, лицам, имеющим иностранное гражданство.
• Арендаторы муниципальной собственности или покупатели государственного имущества.

Стоит отметить, что счет-фактура должна быть оформлена на всю предложенную продукцию, по результатам месяца, а позже по итогам квартала. Это, особенно относится к предприятиям, деятельность которых по отгрузке осуществляется ежемесячно или ежедневно.

Пример употребления на «Секрете»

«Удивляет и очень не нравится то, что от предпринимателей требуется много бумаг. Когда я столкнулась с тем, что есть счёт, счёт-фактура, акт, я почти с ума сошла».

(Предпринимательница из Бельгии Юдит Бакша — в материале о том, как европейцы выживают в российском бизнесе.)

«Таможенная инспекция запросто может приехать к вам на производство (а отказать им в доступе вы не можете) и попросить документы, например на станок. Владелец должен показать счёт-фактуру с номером декларации. Если в этой декларации не было станка, у предпринимателя начнутся проблемы».

Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:

• Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
• ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
• Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.

Когда выписывается счет-фактура? Сроки и требования

Срок выписывания счет-фактуры – это 5 КАЛЕНДАРНЫХ дней, отсчитывающихся с момента:

• получения субъектом полного или частичного аванса;
• отгрузки товара;
• передачи имущества или имущественных прав.

Обратите внимание, что день отгрузки товара считается! В письме от 13.08.2014 № 03-07-15/40302 Минфин затронул вопрос сроков и указал основные моменты.

Что будет, если не успеете выставить СФ в установленные временные отрезки? Можно ли в таком случае организации воспользоваться правом на вычет? Официальная позиция властей представлена в п. 2 и пп. 1 п. 5 статьи 169 НК РФ (и дублируется в письмах Минфина).

Но бухгалтеры советуют выставлять СФ «с просрочкой» и пользоваться правом на вычет по НДС. Причина в том, что НК не устанавливает конкретную зависимость между соблюдением сроков и вычетом по налогу.

На практике с «просрочками» по СФ могут возникнуть проблемы из-за «стыка налоговых периодов». Это ситуация, когда нужно было выставить документ, к примеру, в 4-м квартале (до 31 декабря), но это делают в начале января, т.е. переносят на 1-й квартал. Результат – ответственность по ст. 120 НК. Наступает за грубое нарушение правил учета. Санкция зависит от тяжести содеянного:

• до 10 000 рублей штрафа – при обнаруженном первом нарушении;
• не более 30 000 руб. – при нарушениях, допущенных в 2, 3, 4 и более налоговых периодах;
• 20% от суммы неуплаченного субъектом налога (но минимум 40 000 р.) – те же деяния, повлекшие занижение НБ.

Кто не оформляет счет-фактуру?

Не должны оформлять с/ф:

1. Лица, совершающие операции, освобожденные от НДС;
2. Лица, осуществляющие розничную торговлю, занимающиеся общепитом, а также оказанием прочих услуг населению за наличные деньги (если продавец при этом выдает покупателю чек или БСО);
3. Лица на специальных режимах (за исключением некоторых отдельных операций);
4. Лица, получившие аванс от клиента в счет предстоящих отгрузочных операций товаров, облагаемых 0%, освобожденных от НДС по ст. 149 или 145, а также ценностей, продолжительность производственного цикла которых более полугода.
5. При оформлении согласия сторон об отсутствии обязанности по выставлению с/ф по причине его ненужности для покупателя (у последнего отсутствует необходимость в уплате и возмещении добавочного налога).

Счет-фактура: внимание на подпись

Действительно, Налоговый кодекс не содержит положений, обязывающих подписывать оба экземпляра счета-фактуры одними и теми же лицами. Таким образом, главное, чтобы лица, подписавшие счет-фактуру, были уполномочены на то соответствующим приказом или доверенностью. Для подтверждения легитимности их подписей мы рекомендуем покупателю вместе с экземпляром счета-фактуры запросить у продавца копии этих документов.
Не должно быть проблем с вычетом НДС и в ситуации, когда счет-фактура, полученный от продавца, не содержит подписи главного бухгалтера. В письме от 02.07.2013 № 03-07-09/25296 Минфин России, сославшись на п. 2 ст. 169 НК РФ, указал, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

• Номер грузовых таможенных деклараций. Это обязательно для тех, кто интересуется, как оформить документ.
• Страна, из которой товар прибыл первоначально.
• Стоимость общего количества товаров, поступаемых согласно тому или иному документу. Сумма налога в авансовом отчёте тоже учитывается.
• Сумма налога, с учётом действующих ставок.
• Информация об используемых ставках. Получаем её из официальных источников.
• Сумма акциза на аванс 2019 года.
• Стоимость товаров за всё количество поставок, без учёта налога.
• Цена за единицу измерения согласно договору. Налог используется только в случае особых указаний в законодательстве. Без счёт-фактуры операция недопустима.
• Наименование самих товаров и единицы измерения.
• Номер платёжного документа. Нужно ли выписывать код операции? Это отдельный вопрос.
• Наименование обеих сторон. Иначе у них не оформятся проводки.
• Контактные данные сторон, платёж не имеет значения. Возвращена затрата может быть только конкретному адресату.
• Порядковый номер счёта-фактуры, дата выписки.

Предприятиям, которые получают счета-фактуры до возникновения момента реализации, не следует забывать, что данный документ не может являться основанием для возмещения налога. Конечно, его наличие при возмещении является обязательным условием, но далеко не единственным. Так, в случае налоговой проверки обоснованность вычета необходимо будет доказывать фактом реализации «на определенную дату». То есть предприятию следует иметь акт выполненных работ и документ, который подтвердит оплату. В противном случае у предприятия могут возникнуть разногласия с налоговыми органами.

Счет-фактура: порядок оформления и применения

Если налогоплательщик определяет выручку для целей налогообложения «по отгрузке», то регистрация счета-фактуры, выписанного при отгрузке товаров (работ, услуг), осуществляется в том налоговом периоде, когда произошла отгрузка. Если же предприятие определяет выручку для целей налогообложения «по оплате», то счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (работ, услуг), регистрируется в книге продаж в том налоговом периоде, когда покупатель произведет оплату за эти товары (работы, услуги).

Пример 4
Предприятие А в январе 2001 г. получило аванс от предприятия Б в размере 1 200 000 руб. (в том числе НДС — 200 000 руб.) в счет предстоящей поставки товаров.
Товары на сумму 1 200 000 руб. (в том числе НДС — 200 000 руб.) были отгружены предприятию Б в марте 2001 г.
Предприятие А в январе 2001 г. оформляет счет-фактуру на сумму полученного аванса и отражает его в книге продаж за январь.
В марте 2001 г. после отгрузки товаров под полученный аванс предприятие А оформляет счет-фактуру на стоимость отгруженного товара. В книге продаж в марте 2001 г. делается запись, уменьшающая сумму оформленного ранее налога по полученному авансу, а затем в общеустановленном порядке отражается счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров.
При получении иных денежных средств, поступление которых связано с расчетами за товары, работы или услуги, налогоплательщик-продавец выписывает счет-фактуру на сумму поступивших денежных средств и отражает этот счет в книге продаж за тот отчетный период, в котором эти средства поступили на счет (в кассу) налогоплательщика (п. 19 Правил).
Автор считает необходимым обратить внимание налогоплательщиков на то, что в новой форме книги продаж, применяемой с 1 января 2001 г., появилась дополнительная графа (9) «N п/п из книги покупок». Эта графа заполняется налогоплательщиками при реализации ранее приобретенных товаров (работ, услуг). При этом в ней указывается порядковый номер счета-фактуры поставщика реализуемых товаров (работ, услуг), под которым этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок налогоплательщика.

Обязательные реквизиты счета-фактуры

Основные требования по заполнения счета-фактуры прописаны в статье 169 НК РФ. Счет-фактура должна содержать в себе обязательные реквизиты (для ее принятия в налоговом учете и утверждения в налоговом органе):

• порядковый номер и дата составления.

Порядковые номера могут быть в любом виде, в котором хочется их видеть продавцу. Главное они должны быть по возрастающей и сквозные. Если организация нарушала систему порядковых номеров (например, после 66,67 выдала счет-фактуру под номером 15). То данный факт не как не отразиться на налоговом вычете.

Счет-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг. Это правило прописано в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 в подпункте «а» пункта 1 приложения 1 и в пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.

• наименование продавца, его адрес и идентификационные номера;

• наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.

Наименование продавца (покупателя) прописывается в полном или сокращенном виде в соответствии с учредительными документами. Адрес прописывается полный с индексом в том виде, как он прописан в Уставе компании.

• наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.

Данные по грузоотправителю и грузополучателю прописываются только в случае реализации товара. Если грузоотправителем является продавец, то полный адрес грузоотправителя прописывать не нужно, достаточно указать в строке «он же». Если вы все-таки пропишите полностью полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, то это не будет являться ошибкой.

Данные по грузополучателю необходимо указывать полностью: наименование, адрес в соответствии с уставными документами. Вне зависимости является ли грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом или нет.

• название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.

• количество проданных товаров или объем оказанных услуг;

• валюта документа.

В счете-фактуре необходимо указать код валюты документа, в соответствии с Общероссийским классификатором валюты.

а) 643- российский рубль, если цена документа в рублях;

б) 840- доллар США, если цена документа в долларах;

в) 978- евро, если цена документа в евро.

• цена за единицу товара или услуги без учета налога;

• полная стоимость проданных товаров, оказанных услуг;

• налоговая ставка;

Налоговая ставка налога НДС бывает 0%, 10%, 20%. Если организация работает на упрощенке или освобождена от уплаты НДС по каким-либо другим причинам, данное значение заполняется словами «Без НДС».

• сумма налога;

• полная стоимость товаров, оказанных услуг с учетом суммы налога;

• страна происхождения товара и номер таможенной декларации – только для импортных товаров.

Похожие записи:

• Депортация граждан Украины из РФ в 2023 году: причины, процедура, последствия
• Образец заполнения 3 ндфл за лечение 2023
• Замена водительского удостоверения