Бухгалтерский учет кассовых операций онлайн-кассы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерский учет кассовых операций онлайн-кассы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При таких спецрежимах расходы на онлайн-кассу на налог не влияют. Зато для предпринимателей предусмотрено право на вычет. Такой вычет равен не более, чем 18.000 руб. на приобретение одной кассы. Если предпринимателю нужны две кассы, то налог уменьшить можно на сумму, кратно этого вычета, то есть для двух касс – не более 36 000 рублей, для трех – не более 54 000 рублей и т.д. Вычет применить можно как в 2023 году, так и позже. Но не раньше момента, когда предприниматель зарегистрировал кассу.

ККТ как основное средство

Если касса ставится на учет как ОС, то в затраты включаются все фактические расходы организации (без НДС) на приобретение аппарата:

• стоимость ККТ, ФН и кода активации ОФД;
• затраты на доставку и установку;
• стоимость услуг по вводу в эксплуатацию.

ККТ может быть отнесена к основным средствам при соблюдении следующих условий:

• не предназначена для дальнейшей перепродажи;
• использоваться будет не менее 12 месяцев;
• экономическая выгода (доход) от применения ККТ.
• стоимость расходов на все оборудование свыше 40 000 рублей.

Как заменить фискальный накопитель

Предприниматель имеет право работать автономно в течение 30 дней для замены фискального накопителя. Но если за 30 дней ФН не будет установлен, то фирма будет оштрафована. Закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно. Именно про физическую процедуру замены мы и поговорим ниже.

1. Закройте архив фискального накопителя

Прежде, чем начать процесс, все чеки должны быть сформированы и отправлены в ОФД. Счётчик неотправленных данных должен показывать 0.

Учет ККТ в бух. учете: затраты и поступление средств

Выше мы рассказали о всех основных проводках, связанных с покупкой оборудования для автоматизации предпринимательской деятельности. Сейчас на примере кассы, находящейся в составе ОС, более подробно разберемся, как нужно указывать каждую предполагаемую трату:

• Стоимость купленного аппарата — Дт-08, Кт-60.
• ПО и расходы на его наладку — Дт-08, Кт-60. В этом случае предприниматель тратит средства, чтобы привести кассовое оборудование в состояние, подходящее для применения.
• Сканер QR-кодов, весы и иная периферийная техника, покупаемая отдельно от основного устройства — Дт-10, Кт-60. Невозможно включить в состав ОС, потому как их можно применять совместно с другим оборудованием.
• Начисление амортизации — Дт-20, 25, 26, 44, Кт-02. Данный вариант учитывается ежемесячно (с последующего после начала применения кассы).

ККТ считается 4-й группой амортизируемого имущества. Его срок полезного действия составляет от 5 до 7 лет. Период амортизации необходимо устанавливать в данном диапазоне.

В статье уже упоминалась возможное временное различие в ситуациях, когда в бух. учете аппарат проводится в качестве ОС, а в налоговом — как МПЗ. Другой метод решить эту проблему — дополнительные проводки:

• После ввода в эксплуатацию кассового оборудование, в бухгалтерской отчетности делается проводка, отражающая ОНО (отложенное налоговое обязательство) — Дт-68, Кт-77.
• Со следующего месяца происходит начисление амортизации. Например, Дт-25, Кт-02, это может вызвать временную разницу.
• Из-за того, что ранее уже было сформировано ОНО, с этого же месяца можно будет начинать его погашение — Дт-77, Кт-68.

Как рассчитываться наличными по договору

Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.

Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.

Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.

Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.

Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.

Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.

Так как кассовые аппараты служат больше года, они учитываются в составе основных средств. На это указано в п.4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н. В стоимость кассового аппарата нужно включить не только сумму, которую вы уплатили продавцу. Сюда также относят затраты на доставку и установку машины. Кроме того, здесь учитывают и затраты на ввод в эксплуатацию, стоимость голограммы «Сервисное обслуживание» и самоклеящихся пломб (их еще называют средствами визуального контроля). Ведь без этих расходов вы не получите права использовать кассовый аппарат.

Если первоначальная стоимость кассы не более 10 000 руб., то в бухгалтерском учете ее списывают сразу, как только введут в эксплуатацию. Так сказано в п.18 ПБУ 6/01. Однако даже списав на затраты стоимость кассовой техники, бухгалтер должен наладить контроль за ее использованием. Для этого лучше всего подходит инвентарная карточка (форма N ОС-6). Такую карточку нужно завести на каждое основное средство.

Что касается налогового учета, то здесь кассовые аппараты с первоначальной стоимостью менее 10 000 руб. не включаются в состав амортизируемого имущества. На это указано в ст.256 Налогового кодекса РФ. Что же с ними делать? Все просто: их стоимость следует относить на материальные расходы (пп.3 п.1 ст.254 Налогового кодекса РФ). Причем эти затраты будут считаться косвенными, а значит, уменьшать налогооблагаемый доход того отчетного периода, в котором основное средство ввели в эксплуатацию.

Как поступать с не очень дорогими кассовыми аппаратами, теперь понятно. Однако цена контрольно-кассовой техники может доходить до нескольких тысяч долларов. Это, например, относится к «навороченным» POS-терминалам, которые устанавливают в крупных супермаркетах. Если первоначальная стоимость «кассы» оказалась больше 10 000 руб., то списать ее на затраты сразу не удастся. В этом случае придется начислять амортизацию. Причем это правило действует и в бухгалтерском, и в налоговом учете (п.18 ПБУ 6/01 и п.1 ст.256 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 кассовые аппараты (код 14 3010020) — это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда. А такая техника попадает в IV амортизационную группу — на этом настаивает Классификация основных средств.

Как вести кассовый учет при онлайн-кассе?

Ведение кассового учета входит в обязанности каждой организации, где есть движение наличных денег. Касса — это традиционно сложный участок бухучета. Чтобы минимизировать риск ошибок, связанных с неправильным применением техники и учетом кассовых операций, необходима работа профессионалов высокого уровня.

При постановке учета, налогоплательщику следует руководствоваться правилами ведения документации по операционной кассе (указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014). Организации по-прежнему обязаны вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные ордера, ежедневно производить оприходование выручки в кассу компании.

Работа с наличными деньгами очень ответственна и серьезна. Проведя аудит более чем 500 компаний, эксперты 1С-WiseAdvice отмечают, что вероятность ошибок на этом участке бухгалтерии очень высока. Регулярная внутренняя проверка полноты и правильности отражения кассовых операций значительно уменьшает риск доначислений и штрафов в случае проведения мероприятий налогового контроля.

ККМ и бухгалтерия предприятия

На данный момент законодательство дает предпринимателям возможность вносить устройство в состав материально-производственных запасов или же включать его в основные средства. Иногда понять, в какую группу можно отнести оборудование, достаточно сложно.

Отдельно необходимо будет разобраться и со всеми категориями ценовых предложений. Закон говорит о том, что ККМ может быть поставлена на учет в отдел бухгалтерии в качестве ОС (основное средство), только в случае, если она соответствует следующим критериям:

• Устройство применяется для проведения работ или оказания услуг, а также имеет возможность помогать в ведении управленческой деятельности компании.

• Устройство будет работать на предприятии более одного года.

• Техника покупается не для перепродажи, и компания не получит прибыль.

• Устройство дает возможность принести выгоду в будущем – оно может быть сдано в аренду или перепродано.

Использование онлайн-кассы: удобно ли

Использование такого оборудования не только сказалось на количестве работы у бухгалтерии, но и дало возможность упразднить большое количество документации. Предприниматели могут более не использовать акты КМ-1 – КМ-9:

1. КМ 1 – необходим в ситуации, когда все счетчики приводятся к нулю или же проводится регистрация контрольного счетчика.

2. КМ 2 – создавался при снятии показателей со счетчиков перед тем, как отправить ККТ на проведение ремонтных работ и после того, как устройство вернулось в компанию.

3. КМ 3 – оформляется при проведении возврата денежных средств покупателю.

4. КМ 4 – такая форма давала возможность ведения журнала кассира. Теперь предприятия имеют возможность вести такой журнал для внутреннего учета и аналитики, однако это не является обязательным для выполнения.

5. КМ 5 – использовался для ведения журнала. В нем отображались показания счетчиков для касс, работающих без кассира.

6. КМ 6 – формирование отчетной документации, где отображается доход предприятия за одну смену кассира и данные со счетчика.

7. КМ 7 – создается для отображения суммарной выручки компании и данных с каждого счетчика.

8. КМ 8 – форма регламентировала заполнение журнала со внесением всех вызовов технических специалистов и проведением работ.

9. КМ 9 – акт необходим для проверки денежных средств в кассе при налоговой проверке инспектором.

После начала работы нового кассового оборудования были добавлены отчеты, которые ранее не работали. Однако ни кассиры, ни бухгалтеры компаний не почувствуют изменений. Теперь операторам необходимо только вводить необходимые команды.

• Отчет о проведении регистрации нового оборудования.

• Отчет о том, что в данные или параметры были внесены изменения – к примеру, если меняется место использования кассы.

• Отчеты о том, что смена была открыта или закрыта.

• Коррекционный чек – такой документ необходим в случае, если кассир допускает ошибку при работе.

• Отчет о том, что накопитель был закрыт – нужен перед тем, как установить новый накопитель.

Пошаговая процедура оформления налогового вычета за онлайн кассу

Важно! Получить вычет можно не раньше налогового периода, в котором ККТ был зарегистрирован в ФНС.

Порядок действий предпринимателя для получения налогового вычета за кассу будет зависеть от того, на каком налоговом режиме он находится. Если ИП является плательщиком ЕНВД, то для получения вычета ему необходимо подать в ФНС налоговую декларацию за любой квартал 2023 года. Что касается ИП на ПСН, то порядок получения вычета для них будет иным. Он должен будет подать в ФНМ заявление на получение вычета. В заявлении указывается следующая информация:

• персональные данные ИП;
• расходы на приобретение ККТ;
• данные о модели ККТ и о ее регистрационном номере.

Порядок действий для получения налогового вычета за онлайн кассу	Что в себя включает
Шаг 1: Приобретение ККТ	Помимо затрат на покупку непосредственно кассового аппарата, необходимо учитывать и иные затраты ИП, в том числе на покупку фискального накопителя, программного обеспечения, а также расходов за настройку. Предпринимателю необходимо сохранить документы, подтверждающие произведенную оплату (чеки, накладные и прочие).
Шаг 2: Регистрация ККТ в ФНС	Для регистрации кассового аппарата в налоговой предпринимателю нужно подать соответствующее заявление. Для заполнения заявления потребуется следующая информация: ИНН предпринимателя, ОГРНИП; наименование, заводской номер кассы и фискального накопителя; адрес, по которому будет осуществляться работа ККТ; наименование, ИНН оператора ОФД.
Шаг 3: Заявление вычета	ИП на ЕНВД к декларации прикладывают пояснительную записку, а в самой декларации уменьшают сумму вычета. Если это не было сделано своевременно, то налог может быть пересчитан, а в ФНС представлена уточненка. В этом случае переплату можно будет вернуть. ИП на ПСН налоговые декларации не подают, поэтом для уменьшения налога необходимо подать уведомление по предложенной форме, либо составленное в свободном виде.

Как это закреплено законодательно

Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:

• если они были приобретены за нал или безнал, то составляется приходный ордер по специальной ф. №М-4;
• по складу все будет передвигаться по типам, разновидностям, цветам, формам и другим отличиям, вписанных в карточки по ф. №М-17, их заводят для каждого такого типа материалов отдельно.

Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.

Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.

Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары

Дт	Кт	Что означает	Подтверждающие документы
60.01	51	Выплачено поставляющей компании	Выписка
10.01	60.01	Принимаются	ТН, заполняется по ф. М-4
19.03	60.01	Учитывается входящий НДС	К предыдущему добавляется СФ
68.02	19	Принимается НДС	Еще одна счет-фактура
71	50	Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги	РКО
10.01	71	Принятие канцелярии от командировочного лица	Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу
50	71	Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили	ПКО

На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету

Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.

Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:

Процедуры	Дт	Кт	В соответствии с чем
Оплачивается канцелярия	60	51	Прикрепляется документация от банка
Все переносится в складские помещения	10.09	60	ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ
НДС на приобретение канцелярии	19	60	СФ от поставляющей организации
Учет входящего НДС	68	19
Обрабатывается АО	60	71	Авансовая документация
Оприходуется КТ	10	60	Ф. М-4
Входящий НДС	19	60	Бумаги, которые подтверждают приход
НДС учтен	68	19	Чек, в котором выведен НДС отдельно

Переход на онлайн-кассу: для кого он актуален

Различные бизнес-группы начнут использовать онлайн-кассы в разные сроки, поскольку законодателями запланирован постепенный переход. Так, с 01.02.2017 в ИФНС прекращена регистрация ЭКЛЗ, но использовать старые ККМ пока можно, но уже:

• с 31.03.2017 компаниям и бизнесменам на ЕНВД, реализующим пиво в розницу через торговые точки и общепит, необходимо перейти на онлайн-ККТ;
• с 01.07.2017 на новый режим должны перейти все юрлица и ИП, кроме предприятий, оказывающих бытовые услуги и применяющих ПСН и ЕНВД;
• с 01.07.2018 на онлайн-кассы перейдут все, работающие на патенте и ЕНВД, а также и осуществляющие услуги населению.

Решение о выборе кассы, терминала и банковского счета лучше принимать самостоятельно исходя из текущей ситуации и перспектив. Если вы не уверены, что будете работать через полгода, или у вас в данный момент не самый лучший финансовый период, или вы делаете три платежа в неделю — лучше взять в аренду, в рассрочку или рассмотреть вариант подержанной техники. А если у вас большой поток клиентов и доставка, то стоит выбрать универсальное мобильное устройство, чтобы курьеру вместе с товаром и папкой с заказами не нужно было нести сумку с кассой, терминалом и разными зарядными устройствами. Экономить на кассовом оборудовании не стоит. Хорошо, если решение функциональное, есть сервисное обслуживание и гарантия, и при этом обеспечивает высокое качество обслуживания клиентов.

1. Мораторий на проверки ККТ продлили на 2023 год. Но это не значит, что проверок не будет. Налоговая может прийти с внеплановой проверкой — проверить онлайн-кассу. Мораторий может помешать, но если есть нарушения, инспекция может легко обойти запрет на проверки.
2. Поводом может стать что угодно: жалоба, большая разница в операциях между счётом и кассой или просто неиспользование ККТ.
3. Проверять будут по новым правилам. Надо готовиться.

Нужно ли регистрировать кассовый аппарат для ИП после его выбора?

Да, иначе, если регистрации не будет при проверке, владельцу будет выписан штраф (регистрация будет включать в себя постановку на учет в реестр). Далее нужно будет установить технику и проверить ее. После ввода в эксплуатацию, срок службы кассы будет составлять 7 лет.

В какие сроки предприятия и предприниматели обязаны обеспечивать проверку исправности ККТ?

Законодательством установлены сроки: 3 месяца – для внешней проверки, очистки и тестирования и 1 год – для полной проверки исправности и работоспособности устройства.

Обязателен ли кассовый аппарат для ИП, ведущих торговлю через интернет?

Да, потому что они не входят в категорию исключений. Если рассматривать лимит, то в 2023 году ИП имеет полное право от него отказаться.

Подведем итоги в вопросе, нужна ли касса для ИП: исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что техника рекомендована всем, но обязательно необходима только нескольким категориям ИП.

Похожие записи:

• Как получить налоговый вычет за покупку недвижимости
• Льготная ипотека с господдержкой в 2023 году: самое главное
• Услуга риелтора: кто ее оплачивает и от чего зависит цена